Gestão contábil: Como gerenciar na sua escola?

Já faz um tempo que publiquei um post sobre a parte financeira na escola: “7 mudanças que trazem resultado financeiro”. Devido ao grande interesse das escolas, eu trouxe um conteúdo aprofundado e, desta vez, com a participação de um especialista fera no assunto.

BREVE CONTEXTO

Mário Capp, sócio da M&W Consultoria Financeira Para Escolas, atua no ramo administrativo-financeiro, voltado para pequenas e médias instituições de ensino, que buscam a profissionalização. Falando de escolas, temos em sua maioria, empresas familiares, nas quais tiveram uma evolução no segmento pedagógico mas que não foram, muitas vezes, acompanhadas por um desenvolvimento no segmento administrativo-financeiro, o que gera consequências catastróficas no crescimento da instituição.

Mário traz uma visão técnica sobre as principais dificuldades enfrentadas no setor financeiro-administrativo de instituições educacionais:

http://junction25.com/movie-chit-ozinho-xoror-ao-vivo-em-garibaldi 1-     Não separação entre a figura da Pessoa Física e a Pessoa Jurídica

No âmbito financeiro costumo colocar essa situação como: “Confusão entre a conta Caixa e a conta Bolso”. Esse é o primeiro desafio a ser enfrentado e requer um esforço do proprietário em querer e compreender isso. Dessa forma, se não houver o seu comprometimento, com a separação das personalidades, nada do que for mudado, em qualquer outro processo, terá efetividade. Portanto, planos de saúde pagos pela empresa, viagens de membros da família, pagamento de contas particulares, compra de automóveis pela empresa para uso pessoal, utilização de cartões de crédito corporativos para custear despesas particulares, entre tantas outras situações enumeráveis, devem ser custeados pela pessoa física do proprietário. Como fazer isso? Basta que haja uma política correta de remuneração dos proprietários como: pró –labore, dividendos ou pagamento de aluguéis dos imóveis que pertençam ao proprietário e são utilizados pela empresa. Pode se constituir, por exemplo, uma holding patrimonial para esse fim. Lembrando que todo o processo de remuneração do(s) sócio(s) deve respeitar a capacidade de caixa da empresa, o que nem sempre acontece, requerendo um planejamento da instituição como um todo.

http://junction25.com/watch-full-movie-online-to-the-bone-2017 2-     Controle do Fluxo de Caixa

Podemos agora nos ater ao fluxo de caixa. O departamento financeiro de uma empresa deve ser conduzido por alguém com capacidade técnica para tal. Não basta a relação de confiança. Em muitas pequenas empresas educacionais, a função é exercida por alguém próximo e da confiança do proprietário e, com raríssimas exceções, o resultado alcançado era pífio. O fluxo de caixa de uma instituição de ensino é bastante simples de ser equacionado. A partir do momento em que cerca de 90% dos pagamentos são recebidos em uma única data, torna-se fácil estabelecer como serão efetuadas as saídas ao longo do mês. Por esse motivo algumas pessoas consideram que praticamente não há fluxo de caixa, e sim fluxo de pagamentos. Sempre deve haver sintonia entre o departamento financeiro e o setor de compras para um equacionamento entre datas de pagamento, o que, infelizmente, em muitas instituições não é seguido.

3-     Contas a Pagar e Contas a Receber

As maiores dificuldades encontradas em contas a pagar estão relacionadas a falta de respeito ao fluxo de caixa, efetuando-se pagamentos em datas que geram um valor negativo e o não estabelecimento de prioridade de pagamento de contas. Se em um determinado mês não houver recursos necessários ao pagamento no vencimento, deve-se negociar com fornecedores novas datas e isenção de multa. Priorizar as dívidas com o governo, pois a multa é alta em relação a falta de recolhimento no prazo. Deve-se evitar o pagamento de juros bancários desnecessários, incluindo cheque especial.

Em relação a contas a receber, é importante o não recebimento diretamente na tesouraria da instituição, a fim de que se evitem confusões e tentações. Assim, dentro do possível, os pagamentos devem ser efetuados via boleto bancário, cartão de crédito, entre outras formas. Respeitar o binômio: Segurança – Controle.

4-     Controle Patrimonial

A maioria das pequenas empresas educacionais não tem controle sobre o seu patrimônio e, muitas vezes, confunde-se com o dos proprietários. É importante o estabelecimento do controle de patrimônio, quer em relação a conferência de inventário físico, quer para a perfeita contabilidade, inclusive sob o aspecto de depreciação do imobilizado.

5-     Provisionamento

É bastante comum a ausência de provisionamento, não só o contábil, mas principalmente o financeiro. Assim, também são comuns os empréstimos em instituições bancárias, com juros extorsivos, para arcar com despesas que não foram provisionadas, como 13º salário, férias e demissões. Tudo isso requer planejamento e controle. Deve haver provisão mensal para os pagamentos que serão efetuados, bem como planejamento das férias para que o fluxo de caixa não fique negativo em nenhum momento. Também é importante a definição, principalmente da área pedagógica, em relação a demissões, para que haja contingenciamento.

Buying Valium In Koh Samui 6-     Remuneração dos sócios

Como já citei anteriormente, a forma de remuneração deve ser planejada, de forma a propiciar retirada condizente para os proprietários e manutenção da empresa. É importante a consulta a profissionais para o estabelecimento da forma mais adequada de remuneração, que deve estar atrelada também, ao regime tributário da instituição de ensino.

Valium Online Canada 7-     Planejamento Estratégico X Gestão Financeira

Em muitos casos não existe um planejamento estratégico nas pequenas instituições de ensino, ou quando se tem, é pró-forma. O planejamento estratégico deve estar associado a capacidade financeira da empresa, quer a nível de expansão física, compra de equipamentos ou mesmo a demissões e contratações.

8-     Planejamento Tributário

A ausência de planejamento tributário é uma constante comum. Dessa forma o enquadramento da empresa nos regimes do Simples, Lucro Presumido e Lucro Real fica enormemente prejudicado e muitas vezes se dá sem o devido cuidado legal. É importante a consulta a profissionais especializados em tributação para a análise de cada caso em particular, pois muitas vezes, paga-se mais tributos do que o necessário, em virtude do enquadramento inadequado da instituição de ensino.

9-     Cálculo correto do valor da mensalidade

Este assunto é reflexo de tudo o que foi apresentado. Só teremos condições de cálculo correto do preço de cada mensalidade se tivermos uma gestão financeira adequada e afinada com o planejamento estratégico da instituição de ensino. Também deve haver o enquadramento correto da empresa ao regime tributário, para que possamos analisar os impactos dos recolhimentos e dos tributos.

Para um controle e determinação corretos do valor da mensalidade, são imprescindíveis, a integração e alinhamento de informações dos departamentos contábil, financeiro e de recursos humanos, através de um sistema de gestão empresarial. Com as informações recebidas, podemos iniciar um processo orçamentário, pois sabendo o quanto se gasta e o quanto se recebe podemos trabalhar de forma gerencial com acompanhamento de cada conta, de cada item, com o seu centro de custo específico se necessário, construindo o orçamento da instituição e o posterior acompanhamento (previsto x realizado), e o mais importante: saber o custo de cada aluno.

Não há mais espaço no mercado educacional para empresas que atuam desconectadas de um profissionalismo nos processos administrativos e financeiros. O aspecto pedagógico é a razão de existir de uma instituição de ensino, mas ele deve manter sintonia com o restante da empresa. Torna-se evidente que a falta de uma política de implantação e desenvolvimento administrativo-financeiro poderá, a médio e longo prazo, comprometer o próprio processo pedagógico e, consequentemente, a instituição. A profissionalização, portanto, é uma questão de sobrevivência, principalmente em função do mercado educacional na atualidade.

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